退款的库存控制和付款说明 #

退款的库存控制尤为重要,它可以分成以下五种情况:

1. 产品退回并且退款,产品有缺陷。

2. 产品退回并且退款,产品放回仓库准备再次售出。

3. 产品退回,重发替代产品(原产品有缺陷)

4. 产品退回,维修并再次寄出

5. 处理退回产品的建议。

你和你的员工正确处理所有情况是非常重要的,这样,库存水平才能保持正确。错误会导致超卖(或者低卖),因为不良品产品被错误地加到OMINS库存里,这些不良品都无法再进行销售。

1. 产品退回并且退款,产品有缺陷

产品被退回,测试后发现产品其实是不良品,不能再次售出。我们已经决定退款给顾客并处理这个不良品。下面是关于如何处理的过程:

1. 我们找出顾客的原始订单。

2. 修改订单类型为refund(请阅读invoice types guide)。这意味着原先的产品不在库存内(?)。

3. 添加一个“杂项”产品到订单中,给它一个有作用的描述,比如: “XYZ product returned, confirmed faulty by jeff”。然后添加一个负数金额,金额大小就是你要退款给顾客的金额。

(同样你可以设置原来产品的金额为$0,但是你仍然需要添加一个“杂项”产品来描述产品的退回以及可能的运费的退回。把原来的金额改为0,好处是没有记录本次销售的利润(仅仅只有产品成本),如果某产品有一个高的不良品退回率的话,这会让你的利润报告更加准确。)

4. 为了给你自己留作参考,你可能想要在底部添加一些关于测试以及你如何处理退回产品的备忘。

5. 当退款完成后,添加一个负数的退款金额到订单中,确保金额和日期正确。退款备注要说明退款的方式,比如:PayNow或者银行账号。通过这种方式,如果顾客询问,你和你的员工只需要检查原始订单,就能知道何时退款以及如何退款。这可以防止一个昂贵的重复退款的发生。

6. 如正确处理退款,订单余额应该是$0。请记住点击save进行保存。

这样做意味着原先有产品代码的产品已经出库。这代表着一个不良品无法再作为新产品进行重新销售。顾客获得退款并在他们的订单上有完整记录。

这里是一个已退回不良品的完整退款订单的实例。

2. 产品退回并且退款,产品放回仓库准备再次售出

很简单,顾客不喜欢这个产品。他们没有打开它,并且完好地(或者未使用过)退回,那么它可以重新被销售,并且你打算退款给顾客。下面是关于如何处理的过程:

1. 1. 我们找出顾客的原始订单。

2. 修改订单类型为refund(请阅读invoice types guide)。这意味着原先的产品不在库存内(?)。

3. 添加同一个产品编号的产品但是用一个负数数量,而不是正数,例如:如果他们退回一件,那么使用-1作为数量。(如果他们退回多于一件,在他们退回的数量前加上负号。如果他们退回多种产品,那就添加多个产品记录)。金额大小必须一样。如果你想要退回运费,需要添加另外一个“杂项”产品,并使用负数金额来匹配运费。(不能改变产品的价格来包含退回的运费,因为这会影响你的利润/销售报告。)

4. 为了给你自己留作参考,你可能想要在底部添加一些关于测试以及你如何处理退回产品的备忘。

5. 当退款完成后,添加一个负数的退款金额到订单中,确保金额和日期正确。退款备注要说明退款的方式,比如:PayNow或者银行账号。通过这种方式,如果顾客询问,你和你的员工只需要检查原始订单,就能知道何时退款以及如何退款。这可以防止一个昂贵的重复退款的发生。

6. 如正确处理退款,订单余额应该是$0。请记住点击save进行保存。

这是一个实例:

3. 产品退回,重发替代产品(原产品有缺陷)

产品被退回,测试后发现产品其实是不良品,不能再次售出。我们已经决定重发产品给顾客,并处理这个不良品。

1. 我们找出顾客的原始订单。

2. 添加备忘到special instruction中,比如:“{current date} Replacement sent, new invoice for replacement created for customer.”,这样,你/其他员工就可以从订单中看到更换产品已经发出。点击save。

3. 在页面的顶端,点击“go to contact”按钮。

4. 点击“create new order/invoice”按键。

5. 地址会自动从顾客记录中复制出来,但是需要检查以确保正确(例如:与最后一个订单相同,或者如果顾客提供一个新地址,那么使用新地址)。

6. 添加要替换的产品,准确地添加替换品的产品代码(如果是同样的产品,那么使用同一个代码。如果是一个类似但不一样的产品,那么用这个产品的代码。)设置价格为$0。你可以选择更改description为“replacement”或者类似的备注,那么任何人看到订单价格为$0的都能知道是怎么回事。

7. 把订单设置为paid(这会自动设置发货日期)。

8. 现在就打印并处理它或者这个替代品订单会在下一次有人运行“to print and dispatch today”的时候出现。(阅读关于orders to print and dispatch的指南)

使用这个方法,创建一个新订单,这会使得仓库管理员处理或者添加一个tracking number更加容易。顾客也会收到tracking number。对你而言,有更换产品的记录,跟踪订单状态更加容易。

另外,当一个真实的产品编号用来作为替代品,会有一个单位的产品从库存中减去。那么对于这个顾客,有两个单位的产品出库。一个是原来的订单(不良品),一个是替代品订单,那么库存水平是准确的。

还有,因为价格是0,成本记录在利润报告里但是收入却没有,报告更准确。

4. 产品退回,维修并再次寄出

顾客退回有缺陷的产品。你可以修复好(或者它就是没有缺陷)并且发回给顾客。

这个跟“产品退回,重发替代产品(原产品有缺陷)”有点类似,但是在第6步,你不能添加一个真实的产品编号。你要添加一个“杂项”记录并添加一个描述,这个描述要对处理订单的人有帮助。不要使用真实的产品编号,因为我们不想要另一个产品被移出库存。我们只是要一个新订单来跟踪发货。

例如:

处理退回产品的建议

你可以从供应商处获得不良品的保证服务,这样,我们建议用一个单独的电子表格(比如使用Google Docs)给供应商来跟踪这些。我们不建议你尝试在OMINS中用真实的产品编号来管理所有的东西。这会让员工感觉混乱并且导致库存问题。需要坚持以上原则来确保库存管理准确。当产品修复后或者替换品到达后,你可以使用stock adjustments

如果质量保证很难得到或者不划算,那产品必须处理掉。建议你收集起来,把他们作为退回产品来出售,可以是$1 reserve整批或者单个销售,这取决于产品的价值和退回产品的剩余价值。再次注意,保留一个退回产品和不良品的列表(Google doc),这样当有需要的时候,销售起来更加简单一点。

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